本书作者总结出了商务写作通用的七步法则以及各类文书的写作方法，包括求职简历、即时讯息、演讲展示、网页文案等。书中还有写作技巧、写作风格等方面的方便实用的写作资源。此外，还加入了很多来自不同领域的专家学者的文章，助你有效解决困惑、突破瓶颈，轻松应对职场中的写作。
本书旨在帮助你提升商务写作效率、树立信心并全面掌握商务写作技能。在全书接下来的内容里，你将看到：
Ø 商务写作通用的七步法则。
你可以将此七步法则应用于工作中各种文书的写作，用起来非常容易。书中提供了一些范例，展示了各个步骤在实际应用写作中的效果。我已经将这七个步骤逐条整理好并列出一个写作步骤自查清单，便于你在写作中参考。
有些步骤也许你已经做得很好，有些则不然。你需要根据自身具体情况来分配花在每个步骤上的时间。我并不想要求大家必须通读全书并学习整个内容体系，而是希望在你需要的时候可以随时翻开这本书，及时有效地解决写作中遇到的问题。
Ø 各种最常用的商务文书写作指南，包括电子邮件、即时讯息以及演讲展示等。
书中针对如何成功写出这些商务文书给出了详细的建议，关于写不同类型的文书时如何运用以上七个步骤，也提供了专门的小技巧。
Ø 写作技巧、写作风格等方面的一些方便实用的写作资源。
你是否正在努力打破写作瓶颈？不记得如何准确使用逗号了？忘记了分号到底是何用途？总是搞不清affect（影响）和effect（效果）两个词的区别？类似种种问题，你都能在书中找到足够的解决办法。
这部分还包含一些写作语气、结构、格式编辑以及移动设备端写作等方面的内容，希望可以帮到你。
另外，书中还加入了很多来自不同领域的专家学者的文章。这些专家在文中提出了成功进行商务写作的深刻见解以及屡试不爽的有效方法。
本书强调真实商务环境中的实际应用性。我希望这本书能够为你有效解决写作困惑、突破写作瓶颈，让你的商务写作变得更加快速、更加高效。
致老师和学生们
想使用本书进行写作教学的老师们，可以访问我的网站www.howtowriteanything.com 获取更多资源。学生们也可以在此网站找到并下载各种商务写作范本以及其他写作资料。
《完全写作指南》
有兴趣了解商务之外的写作指南的读者，可以关注我先前出版的一本书《完全写作指南》（诺顿出版社，二〇一四年）。全书有将近六百页，包含两百多个写作任务，是一本全面讲述写作方法的写作百科全书。书中对应每种写作文体都配有提纲模板、注意事项和标准范文，旨在帮助读者应对工作和生活中所有的写作场景和要求。
书中关于日常生活写作的部分教你如何撰写感谢信、道歉信、婚礼请柬、给老师的信、唁函、讣告等。学术写作部分包含了笔记和参考文献的基本写法，比较与对比类文章、实验报告和校内新闻写作等。书中还给出了一些学术场景下的书面沟通技巧，比如怎样通过电子邮件向导师或教授寻求推荐。
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写作七步法则
在这部分里，我们将探讨适用于所有写作类型的七步法则。你以前也许看到过很多类似下文中展示的写作步骤列表，用以组织和描述写作过程的有效方法也有很多，而这个七步法则是我做了三十年写作教学和培训工作经验的总结和提炼，我认为是十分全面的。遵循这七个步骤，你就能顺利完成任何写作任务。当然在实际的写作中，你可以根据具体的要求对其进行适当调整和“剪裁”。
通览这些步骤，你会发现它们是统一的、相互联系的。当你掌握了其中某一个步骤，很可能在不经意间也达到了其他步骤的要求。比如，当你真正理解了第一步“明确写作意图”，你会发现文章的开篇自然就变得非常明确而有力（第三步）。当你认真考虑如何针对读者去写作（第二步），你对写作内容的选择也就更加具有针对性（第五步）。
七步法则的最终目的不是要求你在以后的写作过程中严格刻板地遵循每一个步骤，而是希望能够借此提高写作效率、提升写作效果。认真掌握这些步骤对你的写作会很有帮助。你可以按照自己的方式来使用，可以依照顺序来，也可以统观全局从而挑出适合你的步骤加以利用，根据个人需要进行取舍。总之，掌握这些步骤会帮助你提升整个写作的质量，让你成为更优秀更自信的写作者。
写作七步法则——通向商务写作成功之路
1. 明确写作意图
你自己一定要明白为什么而写，要达到何种写作目标。
2. 针对读者而写
重点考虑读者的需求和期望，而不是只关注你自己的想法。你的写作是要吸引读者的注意力。
3. 开篇明确有力
写好开头，让读者了解你的写作意图，吸引他们继续往下读。
4. 文字简洁明了
用最简洁的文字有效表述你的观点。
5. 内容补漏删冗
对写作内容进行全面快速的检查，确保满足读者所需而又无多余和累赘。
6. 语言通俗易懂
行话术语总会不经意地在写作中出现。运用通俗易懂的语言会成为一大亮点。
7. 及时检查修正
如果你写的东西读起来总感觉哪里不对劲，那也许是真的有问题。在这种情况下，先不要急于发出去，花点儿时间检查一下问题所在，然后进行及时的修正。
第一步：明确写作意图
如果想让我回复你的电子邮件，那么你必须明确告诉我你的目的和需求，而且要及时告诉我。我没有时间慢慢揣度你到底要我做什么。——引自一位调查受访者
无论何种场合下，你写的东西都是在向读者发出要求或请求。它可能会很直接—“请这样做”或者“请把那个发给我”，也可能仅仅是要求对方去关注你写的内容，就像是“请您阅读此信息，望您了解”。
这种写作意图在文字表达上可能会开门见山，也可能洋洋洒洒地写上好多页。典型的就是商务计划书，这种文书长篇大论，而最终的意图就是“请向我们的企业投资”这样一个请求。或者是一封主动发出的电子邮件，意图是想与对方就某件事进行商讨，比如要求更改办事流程或者雇用一位新员工。
有些商务文书的写作意图是很含蓄的，比如一个公司就其所做研究和开发项目发布的白皮书。白皮书里并未明确表达希望对方和公司合作的愿望，但如果写得好，它定会迎合阅读者的期望并且激起对方进一步了解的兴趣。在商业世界里，很多商务意图都是隐含在知识分享和思想领导力之中的。
你的写作目的也许是要对方马上行动，也许是要对方考虑在将来采取行动，抑或只是要引起对方的关注。无论是哪种情况，你与对方沟通的有效途径都是让其了解你的目的和意图，这也正是你在写作中需要做的——明确写作意图。
明确写作意图，首先就是要在心中明确你到底想从对方那里得到什么。这听起来容易，但实际做起来并没有那么简单。回想一下，曾经有多少次你读到一封冗长的电子邮件然后默默发问：“你到底想从我这里要什么？”甚至你把自己的邮件发出后回过头来重读，却略感难堪地发现自己的意图似乎根本没有表达清楚。
你根本没有完全明白或者至少不是很清楚自己想要什么，这很可笑吧？但事实上这种情况却是超乎想象地经常发生。
让我们来看几个例子。
卢克的公司已经准备好要和莎克公司签订一份三年期的合同。那天晚上，接到莎克公司最后一个电话后，卢克感到非常不安。因此他给团队发了一封电子邮件：
我对莎克公司的最新版合同还是有些担心。我们已经在电话里谈了这个问题，但我对合同的签署流程还是不太确定。合同第三年的要求条款不是很明确——如果第三年的要求和前两年不一样，将会增加潜在成本或者迫使我们到时重新谈判。我们马上就要签协议了，在此之前我认为还是有几个问题需要再确认一下。
卢克
卢克明确表达了他的担忧，但是这封邮件看上去更像是他在向团队陈述想法，而没有提出任何具体的建议。卢克到底想要收到邮件的人做什么？他自己此刻明白吗？
现在假想卢克重读了一下邮件初稿，仔细考虑了他真正的写作意图，然后做了一些修改。
我们很快就要和莎克公司签署协议了。不过我建议在签署之前，需要明确以下两个问题：
Ø 合同的签署流程到底是怎样的？（我们就这个问题已经在电话中讨论了，但仍没有解决。）
Ø 合同里第三年的具体要求是什么？
如果我们现在不把这些问题弄清楚，日后可能会付出昂贵的代价。因此我们要把这些列入下次的电话谈判计划中，争取解决这些问题。
卢克
以上两封邮件的内容几乎是一样的，但是第二稿中卢克明确了他的真正意图：他想暂缓合同的签订，继续和莎克公司商讨，解决两个悬而未决的问题。整个团队明确了他的立场，而且卢克也提出了具体的建议，这样大家就可以高效地解决问题了。
当然有时候或许是出于政治等方面的原因，你可能不想像卢克在第二稿中那样直接表达自己的想法。举例来说，如果你觉得你的提议可能不会受大家欢迎和认可，这时候你就不要那么直接，要尽量委婉一些。在沟通中无论你选择直接还是间接，都应该根据具体情况斟酌而定，而不是随性而为。
我们经常急匆匆地把电子邮件发出去，根本没有仔细考虑—我们认为意图表达清楚了，但事实是这样吗？如果你自己都不明确你想表达什么，那邮件很难让对方明白你的真实意图。你的邮件内容就会主次不分、偏离正题，最终不知所云。
很多商务沟通并不像卢克的邮件那样事关重大。多数情况只是为了传达某种信息。即便如此，你还是希望对方能够真正读懂你的意思，而这就需要你在写作之前明确写作意图。
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