高效秘书工作手册_苏山　编著_9787563938445

　　苏山编著的《高效秘书工作手册》一书是针对秘书从业者在工作中的困惑，从秘书必备的职业素养、良好礼仪、办公技能、公文写作、日常事务处理，如何与领导、同事融洽相处等方面，详细介绍了其中的方法和技巧。
　　《高效秘书工作手册》内容翔实、阐述透彻、体例新颖、案例丰富，集秘书的工作方法、技巧于一身，既是一本深入浅出的“论战”书，也是一本秘书必备的攻略资料。书中既有理论和技巧，又有经典案例，为秘书如何处理棘手事情、合理利用时间以及高效工作提供了大量的方法和策略，它不仅能让秘书轻松掌握高效办公的技巧，还会达到启发心智的作用。

　　秘书要具有全面的工作能力秘书工作千头万绪、错综复杂，所以，作为秘书，应具备全面的工作能力，才能处理各种复杂的事情。秘书要具备全面的工作能力，尤其需要在具有预见和应变的能力、具有文字和口头表达的能力和具有科学办事的能力三个方面努力，不断提高自己。
　　1.具有预见和应变的能力在现代化建设中，工作节奏加快，办事讲究速度和效率。秘书人员作为领导的直接助手，对新事物应有高度的敏锐感，能及时捕捉新问题、新理论、新经验的苗头，加以分析，迅速反映，引起领导的注意。秘书要对事物的发展有预见性，周密考虑事物发展过程可能出现的各种问题和可能产生的各种影响，预先为之筹谋，供领导参考。在遇到突发性和意外性事件发生时，特别是在领导一时不在的情况下，要有应急处理的能力。这种能力主要来自实践和工作经验的积累，包括平日对事物正反两方面的思考，熟悉处理事物的各种渠道，学习过去成功的案例，以及掌握处理各类问题的政策和原则等。也可以说，这是在实际工作中加强锻炼的结果。
　　2.具有文字和口头表达的能力这是秘书一项重要的基本功。秘书工作离不开文书。公文写作侧重于逻辑性极强的叙述、议论和说理，又需遵守一定的规范，因此需要在实际工作中锻炼。文字表达能力绝非套用现在的“公文尺牍”所能提高的，而要善于学习，善于揣摩，这样才能较好地掌握公文写作的规律，才能使自己撰写的文书准确简练，严谨有力。口头表达能力包括说话有条理、用词准确、口齿清楚、语调、语气得体等。秘书接触面广，如果不看对象，一口书面语，就难通情达意。秘书有时还需要即席发言，如果在平时缺乏逻辑思维的训练、分析问题的训练、反应敏锐的训练和语言条理的训练，就很难完成任务。
　　3.具备科学办事的能力如今，无论是机关还是企事业单位的重要特征之一是科学化。科学化包括管理手段的科学化和新技术应用于管理工作。这都要求管理人员按科学办事。科学办事是习惯办事的对应。从一定意义上说，秘书也是管理人员，必须培养自己科学办事的能力。从实际状况来看，秘书几乎都是凭习惯办事，能熟悉科学管理、科学办事的人并不多。
　　例如，过去调查研究只是定性分析，如果不学会定量分析，还只讲定性分析，就不能适应社会发展的需要。因此，秘书要学习科学办事。
　　科学办事最讲究时间管理和工作效率。秘书部门事务繁杂，又处于“被动”的地位，因此秘书普遍感到时间不够用。
　　怎样科学地管理时间，灵活有效地利用时间，以提高工作效率，是十分重要的。
　　秘书要用智慧拟订工作计划秘书要想把工作做好，就要有计划性。因为秘书处理问题的方式不能只顾眼前的情形。如果仅就眼前的工作来考虑处理的方式，而对接踵而至的工作以互不相关的方式来处理，不但容易浪费精力，而且也会经常忽略重要的事情，计划会让秘书的工作有条理。
　　那么，秘书应该如何做计划呢？这要因人而异，也要因工作性质而异。一般的做法应当是，对于次日的预定计划，在当天工作结束前，应先写下将要做的工作要点，然后次日早晨再加以确定，之后开始着手实施。而对于处理完毕的工作，便从计划表上删除。这样，就不必担心出现遗漏了。
　　秘书对于一个星期或一个月以后该办的事情，使用记事簿是一种常用的方式。不过，对于较重要的计划，就应建立档案来进行整理。
　　另外，如果每周订一个计划，用记事卡也是一种简单方便的方法。
　　制订计划时最好同时拟订一个短期和一个长期计划。短期计划，例如三天或一周计划；长期计划，例如一个月、半年或一年，并将其大纲尽量记住，做事的时候就能有条有理，而且效率也会大为提高，也不至于出现疏忽遗漏的情况。当然，这个拟好的计划，也可以与领导商量，使彼此都了解有关的工作进展与程序，工作的进行会更为顺利。
　　另外，需要注意的是，计划在落实的过程中常会发生临时的变动。
　　所以，在拟订计划之前，要预先考虑到这一点：在需要变更的时候，作适当的变更，才能使拟订的计划发挥效用。但是，倘若只是为了使计划具有弹性，便将计划安排得不够紧凑，就会使它失去意义，而无法成为推动工作的指针了。所以，要拟订一个相当精确的计划并不是件容易的事，平常要多注意与计划有关的事项，诸如领导所做的安排及其他有关人员的工作状况，等等。
　　比如，领导从下周起要出差七天，月底大多数的员工要巡回访问各经销商，等等。于是作为秘书就要想到：需要领导签署的文件，必须在其出差前办好；另外，时值广告宣传时期，由于大部分员工都不在，所以电话接听的工作便会落在自己身上；而员工们回来的时候，正是月底，许多出差完毕所收集的资料都要自己来处理；还有，月底要做统计资料处理。这些事若都等到月底才做，必然会使自己手忙脚乱，所以统计资料应提早处理。把这些因素都考虑周全以后，就会确订好精确的计划了。
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