本教材的每个任务分为”任务目标”、”参考学时”、”知识支撑”、”思考与练习”四个部分。在”知识支撑”部分，穿插了”工具箱”、”小贴士”、”阅读材料”等内容，用于教学中同学们对相关内容的加深理解和巩固掌握；在”思考与练习”部分，编著者参照秘书职业资格鉴定的题型共编写近500道练习题，既可用于同学们巩固所学知识、顺利通过职业资格鉴定，又可用于各教学单位作为本门课程的题库，进行”教考分离”改革。
谭书旺，男，1968年12月出生于山东省莘县，毕业于南京大学中文系，研究生学历，硕士学位，2005年4月进入山东外贸职业学院，现任经济管理系主任，副教授。从教10年来，公开发表相关专业论文14篇，公开出版专业教材或教辅9部，曾荣获青岛市第24届社会科学优秀成果奖和山东省2014年职业教育教学成果奖等多种奖项，主持修订的《秘书事务管理》教材入选”十二五”职业教育国家规划教材。
项目一 日常事务
任务01 接打电话
【任务目标】
了解电话机的功能和电话系统的使用技巧，能够按照秘书的职业要求接打电话，做好电话记录。
【参考学时】
3学时
【知识支撑】
一、电话使用常识
（一）电话机的一些常用开关和按键
1.数字键
”0～9”，用户拨打电话号码用。
2.功能键
”*”、”#”，是为配合程控交换机实现特种服务而设置的，其功能由交换机设定。
3.记忆存储键（”STORE”）
用于存入常用的电话号码。使用时首先按”STORE”键，然后按2位自选的号码，再按要存入的电话号码，最后按”STORE”键，即完成了号码存入。一般有”STORE”键的电话机可存入10～20个电话号码。
4.”RECALL”（”MEMORY”）键
提取记忆键。如果您已按上述步骤操作”STORE”键将您常用的电话号码进行缩位，那么当您再打这些常用电话的时候,只需先按”RECALL”（”MEMORY”）键，再按事先已存入的该电话号码的代码即可。
5.”HAND－FREE”键
免提扬声开关。使用这个键，在通话过程中可免提话筒，方法是在拨号前先按”HAND－FREE”键，待拨号音由扬声器中传出，按对方的电话号码，听到对方答话后，即可开始通话。结束通话后，按”HAND－FREE”键挂机。
6.”REDIAL”键
重拨键。拨出对方电话号码后，若听到忙音，挂机稍候再按”REDIAL”键即可将原拨号码重新发出去。这不仅可省去重复拨号所需的时间，还可减少差错。
7.”FLASH”、”R”键（REGISTER RECALL）
闪接键。按下此键后，电话中断600毫秒（相当于拍叉簧1次），适用于程控交换机新服务项目。
8.”MUTE”键
静音键。如果您在与对方通话的过程中，需与您身旁的人商量一下而又不希望对方听到时，可按下此键。
（二）电话号码常识
按国际电信联盟规定，电话号码”0”字头是供长途直拨电话专用的，”1”字头是供特种电话服务专用的，如”119”（火警）等。只有”2”至”9”字头是安排给市话号码使用；还规定，一个电话号码，后4个数字为用户号码，后4个数字前面的数字为电信部门的电话局号代码。
（三）不通话也收费的三种情况
1.接通自动传真
对方电话机上接有传真机，当电话拨通后，先听到振铃声，接着就听到”叽…咕咕…”不间断的信号音。这就告诉您，电话已与处于自动接收状态的传真机接通。此时，计费就开始了，您虽未通话，但您已接通了对方通信终端设备。为免多计费，应立即挂机。
2.拨打分机电话
这种电话接在单位的小交换机上，进出电话需人工或电脑话务员转接，电话接通总机就算接通了电话，计费是从接通总机开始，总机转接的电话虽未通，也要计费。
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